Studiu de caz : Cum își optimizează un executiv european călătoriile datorită aviației de afaceri cu AEROAFFAIRES

Timpul nu este doar o resursă rară; este unul dintre activele cele mai strategice ale întreprinderilor moderne. Într-un context economic în care fiecare oportunitate poate face diferența, capacitatea de a acționa rapid – de a fi în locul potrivit la momentul potrivit – poate schimba cursul unei negocieri, accelera o decizie sau asigura un parteneriat-cheie. Călătoriile de afaceri, gestionate mult timp ca o simplă funcție de sprijin, sunt acum esențiale pentru performanța echipelor executive.

Atunci când o călătorie implică mai multe țări, contacte la nivel înalt și termene limită strânse, aviația de afaceri devine o pârghie concretă pentru eficiență și anticipare. Departe de reprezentările „bling-bling”, a lua un avion privat nu este o chestiune de imagine sau de prestigiu. Mai presus de toate, este un instrument de lucru care vă permite să păstrați ceea ce este esențial: timpul util, flexibilitatea și pregătirea optimă pentru decizii. De fapt, revista Capital estimează că un director general care efectuează aproximativ treizeci de călătorii pe an poate economisi echivalentul unei luni de muncă prin utilizarea unui avion privat – o demonstrație clară a mizei pe care o reprezintă economisirea timpului.

Acest studiu de caz ilustrează modul în care AEROAFFAIRES, broker aerian de peste 30 de ani, l-a ajutat pe directorul general al unui grup european specializat în tehnologii de mobilitate durabilă să pregătească și să efectueze un tur strategic al Europei. O misiune întinsă pe trei zile, trei țări, trei provocări diferite, cu o singură nevoie centrală: să economisească timp.

Contextul misiunii de transport aerian cu AEROAFFAIRES

Misiunea care îl așteaptă pe acest executiv este decisivă la scară europeană. Clientul este directorul general al unui grup industrial francez activ în sectorul sistemelor de mobilitate cu emisii reduse. Întreprinderea sa dispune de mai multe unități de producție în Europa, întreține parteneriate tehnologice cu furnizori specializați și participă în mod regulat la grupuri de reflecție internaționale privind energia și inovarea. Cu alte cuvinte, programul său este minuțios, iar călătoriile sale sunt adesea strategice.

Pentru această vizită, programul este deosebit de dens, cu trei obiective principale:

• Vizitarea unei fabrici partenere din Stuttgart pentru a valida punerea în funcțiune a unei noi linii de producție. La fața locului, obiectivul este de a verifica dacă acest sit industrial va putea să își crească volumele fără probleme, o condiție esențială pentru viitoarea lansare a unui nou produs.
• Întâlnirea cu un furnizor strategic la Milano pentru a semna un contract de furnizare multianual. Acest furnizor livrează o componentă-cheie, iar încheierea unui contract multianual va garanta lanțul de aprovizionare al grupului, evitând penuria și fluctuațiile de preț.
• Luarea de cuvânt la Paris în cadrul unui forum internațional privind inovarea în domeniul energiei, la care au participat factori de decizie și investitori publici. Directorul general va fi invitat să ia cuvântul în cadrul evenimentului, ceea ce va oferi companiei o vizibilitate ridicată și o oportunitate de networking la nivel înalt.

Trei reuniuni critice, în trei medii distincte (industrial, de afaceri, instituțional), pe parcursul a trei zile consecutive – cu constrângeri de timp foarte stricte. Echipa de conducere a început în mod firesc prin a căuta legături aeriene comerciale pentru a conecta aceste etape, dar foarte repede limitele au devenit evidente.

Constrângeri identificate cu zborurile comerciale:

• Conexiuni obligatorii. Nu exista nicio rută directă care să poată lega eficient Stuttgart, Milano și apoi Paris în timpul disponibil. Managerul ar fi trebuit să facă mai multe escale și să schimbe avionul, cu riscul de a pierde o conexiune în cazul unei întârzieri.
• Programe neadecvate. Zborurile programate disponibile la datele solicitate nu corespund cerințelor reuniunilor. De exemplu, singurul zbor de dimineață de la Paris la Stuttgart a ajuns prea târziu pentru vizitarea fabricii de la ora 10:00, forțându-i să plece cu o zi înainte și să petreacă o noapte suplimentară acolo.
• Timpul pierdut în terminale. Chiar și atunci când este optimizat, fiecare zbor comercial are partea sa de așteptare: check-in, controale de securitate, îmbarcare, debarcare, recuperarea bagajelor etc. În total, se „pierd” ore, care se adaugă la durata zilei de lucru.
• Oboseală crescută. Zborurile comerciale consecutive în trei zile, cu dimineți devreme, transferuri și stresul termenelor limită, ar epuiza executivul, în detrimentul eficienței sale în timpul întâlnirilor cheie.
• Riscul de evenimente neprevăzute. Întârzieri sau anulări ale zborurilor, greve, pierderea bagajelor – toți factori incontrolabili care ar putea deraia programul critic al turneului.

Calculul este clar. Dacă compania ar respecta programul aviației comerciale, ar pierde echivalentul a două zile lucrătoare numai în tranzit și timp de așteptare. Cu alte cuvinte, două zile întregi în care managerul și echipa sa nu ar fi productivi în dosarele lor. Între conexiunile ratate care trebuie evitate și nopțile de hotel suplimentare, itinerariul tradițional ar dilua considerabil eficiența misiunii.

Asistentul executiv, responsabil de agenda directorului general, joacă aici un rol decisiv. Realizând riscul de ineficiență, aceasta a căutat o alternativă. A contactat AEROAFFAIRES, un broker de aviație de afaceri cu peste treizeci de ani de experiență, pentru a căuta o soluție personalizată. Cererea a fost trimisă în acea după-amiază târziu… și răspunsul nu a întârziat să apară.

Intervenția AEROAFFAIRES, principalul serviciu de concierge aerian din Europa

Analiza cererii

Imediat ce a fost contactată, echipa AEROAFFAIRES dedicată clientului a analizat parametrii cheie ai călătoriei care urma să fie organizată:

• Numărul de pasageri: directorul călătorește cu câțiva colegi (4-6 persoane). Aeronava trebuie să fie capabilă să îi găzduiască pe toți confortabil și să le permită să lucreze la bord.
• Itinerar cu mai multe destinații: Mai multe etape (Paris – Stuttgart – Milano – întoarcere la Paris) într-un interval scurt de timp, cu zboruri succesive și staționarea avionului la fața locului în timpul fiecărei reuniuni.
• Durata totală a deplasării: trei zile intense, cu avionul și echipajul în permanență în așteptare. Coordonarea trebuie să fie meticuloasă pentru a se asigura că fiecare plecare, zbor și sosire are loc la momentul potrivit.
• Confidențialitate necesară: Documente tehnice și contracte sensibile la bord – este nevoie de discreție absolută pentru a lucra în liniște în timpul zborurilor.
• Flexibilitatea programului: Programul trebuie să poată fi ajustat până cu o zi înainte, în funcție de evoluția negocierilor (de exemplu, amânarea unei decolări dacă o întâlnire se prelungește).
• Coordonarea la sol: la fiecare etapă, un șofer privat așteaptă pe pistă pentru a duce echipa direct la întâlnire, fără a trece prin terminalele publice.

Datorită acestei analize, în mai puțin de două ore se propune o soluție personalizată coerentă.

Alegerea aeronavei

Misiunea necesita un avion ușor care să fie confortabil și să aibă o autonomie suficientă pentru zboruri intraeuropene directe, fără escală. AEROAFFAIRES a propus avionul Cessna Citation CJ4. Acest avion de afaceri oferă o serie de avantaje care corespund nevoilor identificate:

• Capacitate: până la 6 pasageri, ideal pentru CEO și echipa sa apropiată.
• Cabină silențioasă: un interior liniștit, izolat fonic, ideal pentru a lucra nestingherit în timpul zborului. Cabina spațioasă dispune de scaune din piele reclinabile, rafturi rabatabile pentru computer și ferestre mari pentru iluminare naturală.
• Autonomieextinsă: aproximativ 3.700 km de autonomie, ceea ce plasează CJ4 printre cele mai bune din categoria sa și permite zboruri directe între Paris, Stuttgart și Milano fără realimentare. Aceasta acoperă mai mult decât necesarul călătoriilor în mai multe orașe.
• Versatilitate aeroportuară: CJ4 poate utiliza piste relativ scurte (de la ~1.500 m pentru decolare). Prin urmare, poate ateriza pe aeroporturi de afaceri secundare, mai aproape de zonele industriale sau de centrele orașelor, evitând marile centre aglomerate.

Clientul a acceptat rapid această opțiune. Obișnuit să călătorească prin aeroportul Paris-Le Bourget, acesta apreciază faptul că poate avea acces direct la aeronavă, fără cozi sau un traseu labirintic printr-un terminal comercial. La Le Bourget, cel mai important aeroport de aviație de afaceri din Europa, durează în general doar 15 minute de la sosirea la terminalul privat până la decolarea unui avion, în timp ce un zbor regulat ar necesita un preaviz de două ore. Pentru acest executiv, această economie de timp și discreția oferită din momentul îmbarcării reprezintă un avantaj decisiv.

Organizare logistică completă: un serviciu door-to-door de la AEROAFFAIRES

AEROAFFAIRES coordonează apoi exhaustiv întreaga misiune, acordând atenție celor mai mici detalii logistice:

• Plan de zbor pe măsură: orarul fiecărui zbor este adaptat exact la cerințele întâlnirilor. De exemplu, dacă vizita la fabrică se termină la ora 12.00, avionul va decola la scurt timp după aceea spre Milano, evitând orice întârziere inutilă. Invers, avionul nu va pleca până când echipa nu este pregătită, oferind un grad de flexibilitate care nu este disponibil pe zborurile regulate.
• Sloturi aeroportuare rezervate: sloturile de aterizare și decolare sunt obținute în avans de la aeroporturile din Stuttgart și Milano, pentru a garanta că avionul poate pleca și ajunge la orele programate, chiar și în cazul unui trafic intens. Nu există riscul de a zbura în cerc deasupra unui aeroport aglomerat.
• Mașină cu șofer pe pistă: de îndată ce avionul aterizează în Stuttgart sau Milano, un vehicul privat așteaptă echipa la poalele avionului.
• Serviciu personalizat la bord: un serviciu de catering specific este asigurat la bordul aeronavei. Mese ușoare, luând în considerare alergiile și preferințele executivului, sunt servite la bord, astfel încât să puteți mânca fără a pierde timp. Nu se impun mese grele: echipa poate alege să lucreze sau să se odihnească în timpul zborului.
• Conexiune la internet în timpul zborului: avionul este echipat cu Wi-Fi de mare viteză, asigurându-se că executivul și echipa sa rămân conectați în permanență. Aceștia pot trimite e-mailuri, pot participa la videoconferințe sau pot pune la punct o prezentare în timpul zborului, ca și cum ar fi la birou, într-un mediu confidențial și sigur.

Scopul acestor aranjamente nu este de a crește numărul de servicii de lux, ci de a elimina toate fricțiunile inutile. De la planul de zbor până la transportul la sol, totul este orchestrat pentru a se asigura că fiecare tranziție este cât mai lipsită de probleme. AEROAFFAIRES se ocupă de coordonarea tuturor aspectelor, permițând managerilor să se concentreze exclusiv asupra problemelor lor de afaceri. După cum spun chiar ei: „Cu aviația de afaceri, rămâneți concentrați asupra misiunii dvs. și nu trebuie să vă faceți griji cu privire la logistica călătoriei dvs.”. Această filosofie ghidează organizarea pusă în aplicare pentru misiune.

Programul misiunii

Ziua 1 – Paris ✈ Stuttgart

Plecare: Avionul privat decolează de la Le Bourget la ora 7.30 dimineața. Îmbarcarea este rapidă și fără probleme, fără așteptări inutile: de îndată ce executivul ajunge la terminalul de afaceri, se îmbarcă, iar avionul părăsește pista la ora programată.

Sosire: la ora 9.10 dimineața, avionul aterizează la Stuttgart. Un șofer privat întâmpină echipa la baza avionului și o conduce imediat la situl industrial, unde începe vizita în jurul orei 10.00.

Vizita la fața locului: Întâlnirea s-a desfășurat fără nicio problemă sau întârziere. Timp de două ore, inginerii partenerului și directorul general au examinat noua linie de producție și au aprobat punerea sa în funcțiune. Datorită punctualității și concentrării sale, directorul a obținut toate informațiile necesare și a plecat încrezător că va exista capacitatea de producție suplimentară.

La sfârșitul zilei, primul obiectiv a fost atins fără oboseală excesivă. Echipa profită de seara liberă pentru a se odihni sau a pregăti rapoarte, înainte de a aborda restul misiunii.

Ziua 2 – Stuttgart ✈ Milano

Dimineața: În cea de-a doua zi, nu există cursă contra cronometru pentru a prinde un zbor comercial. Executivul poate gestiona câteva fișiere din Stuttgart dimineața, avionul privat așteptând doar semnalul său de plecare.

Decolarea spre Milano: la începutul după-amiezii, avionul pleacă din Stuttgart spre Milano (aproximativ o oră de zbor). În timpul călătoriei, echipa își definitivează strategia de negociere în liniștea cabinei și a conexiunii la internet. Ultimele ajustări ale contractului de furnizare sunt gata să fie prezentate la aterizare.

Sosire și întâlnire: CJ4 aterizează direct pe aeroportul Milano-Linate. În doar câteva minute, echipa ajunge la sediul furnizorului strategic. După-amiaza a fost dedicată negocierii contractului multianual. Bine pregătit și fără presiunea timpului (zborul de întoarcere era programat pentru ziua următoare), managerul a purtat discuții constructive. Ca urmare, la sfârșitul zilei s-a ajuns la un acord de principiu, fiecare parte putând discuta în bune condiții.

Seara, echipa rămâne în Milano. Ei au putut să ia o pauză și să își pună la punct prezentările pentru forumul de a doua zi, în loc să fie nevoiți să facă o călătorie de întoarcere târzie. O noapte bună de somn îi pregătește pentru ultima etapă.

Ziua 3 – Milano ✈ Paris (forum)

Zborul de întoarcere: Dimineața devreme, avionul decolează din nou din Milano. La 8.30 dimineața, aterizează la Paris-Le Bourget. O mașină așteaptă pe pistă pentru a duce grupul la forum, care începe în cursul dimineții.

Luarea de cuvânt la forum: La sfârșitul dimineții, directorul general urcă pe scenă în fața factorilor publici de decizie și a investitorilor. El și-a transmis mesajul cu claritate și entuziasm – fără ca vreo urmă de oboseală să-i strice prestația. Discursul său a fost la fix, permițându-i să stabilească contacte valoroase la prânzul care a urmat.

Încheiere: La sfârșitul după-amiezii, misiunea s-a încheiat cu o întoarcere la sediul central al companiei. Cele trei obiective inițiale au fost atinse fără probleme. Managerul s-a întors la echipa sa a doua zi, gata să valorifice aceste succese, fără să fie nevoit să se recupereze după orele lungi de călătorie.

Rezultate observate

Timp economisit: optând pentru aviația de afaceri, executivul a economisit echivalentul a două zile lucrătoare care altfel ar fi fost pierdute în călătorii și așteptare. Aceste ore nu au fost economisite doar pe hârtie: ele au fost reinvestite în strategie, pregătire și analiză pe parcursul misiunii. În loc să fie blocat într-un aeroport sau într-un avion de linie fără să poată face progrese în dosarele sale, directorul general a folosit acest timp pentru a-și perfecționa negocierile și a-și rafina deciziile. Pe parcursul întregului turneu, se poate estima că au fost evitate aproximativ 15-16 ore de tranzit datorită avionului privat – timp util care a contribuit direct la succesul celor trei reuniuni.

Continuitatea activității: Alegerea avionului privat a asigurat o continuitate remarcabilă a activității pe parcursul călătoriei. Cabina spațioasă și silențioasă a avionului Citation CJ4 a acționat ca o adevărată sală de ședințe zburătoare, permițând echipei să țină ședințe de lucru în aer. Documente întinse pe masă, apeluri confidențiale efectuate de pe scaunul din club, corecții de ultim moment la un contract: nimic din toate acestea nu ar fi fost posibil într-un zbor comercial standard. Datorită conexiunii Wi-Fi și a mediului privat, executivul a putut să rămână productiv între fiecare etapă, în timp ce alții ar fi suferit perioade de inactivitate forțată. Studiile au arătat chiar că productivitatea executivilor aflați în mișcare poate fi multiplicată cu 5 până la 7 atunci când zborurile sunt cu un avion de afaceri.

Impactul asupra calității discuțiilor: Sosirea odihnit și perfect pregătit are un impact direct asupra calității reuniunilor. Executivul, lipsit de stresul și oboseala asociate de obicei cu călătoriile rapide, a putut aborda fiecare întâlnire cu o concentrare maximă și o atitudine pozitivă. Acest lucru a avut o influență asupra tonului negocierilor: atât la Stuttgart, cât și la Milano, discuțiile au avut loc într-o atmosferă constructivă, fără nervozitate sau grabă din cauza posibilelor întârzieri. În mod similar, la forumul de la Paris, abordarea proaspătă a vorbitorului a făcut ca discursul său să fie mai clar și mai convingător. Pe scurt, executivul a putut să dea totul în fiecare etapă, ceea ce a condus la decizii mai precise și la o mai bună capacitate de a-i asculta pe cei cărora le vorbea.

Controlul imaginii și al confidențialității: Aviația de afaceri ne-a permis, de asemenea, să păstrăm controlul asupra poveștii legate de această călătorie. Spre deosebire de o călătorie comercială, această călătorie a rămas complet sub radar: nicio prezență în sălile de îmbarcare aglomerate, nicio șansă de a da peste un concurent sau un jurnalist curios în timpul unui zbor de legătură. Această discreție organizatorică a fost un atu major în păstrarea confidențialității negocierilor în curs. Mai general, călătoria cu avionul privat oferă o protecție aproape absolută împotriva curioșilor sau a spionajului industrial. În cadrul acestei misiuni, executivul a putut călători incognito, fără să atragă atenția presei sau a speculațiilor.

Ce își amintește echipa de conducere

Pentru CEO și echipa sa, această călătorie de succes evidențiază faptul că valoarea adăugată nu constă doar în aeronava în sine, ci mai ales în modul în care a fost orchestrată misiunea de la început până la sfârșit. Iată care sunt lecțiile pe care le-au învățat:

• O echipă dedicată: Faptul de a avea un singur contact receptiv la AEROAFFAIRES a făcut toată diferența. De la primul contact până la feedback-ul final, acest consilier a monitorizat proiectul și a ajustat fiecare detaliu în timp real. Conducerea a apreciat în mod deosebit faptul că a putut conta pe un serviciu 24/7, conștient de importanța strategică a fiecărui zbor.
• Anticiparea situațiilor neprevăzute: nimic nu a fost lăsat la voia întâmplării în cadrul pregătirilor. Sloturi aeroportuare sigure, plan B în caz de vreme rea, orare flexibile planificate de la bun început… Această capacitate de anticipare l-a liniștit pe manager, care știa că, în caz de neprevăzut, existau deja soluții. Acest lucru contrastează cu călătoriile tradiționale, unde cel mai mic grăunte de nisip (întârziere, grevă) poate pune totul în pericol.
• Fluiditatea organizării: În sfârșit, succesiunea fluidă a evenimentelor a fost considerată un avantaj major. Orarul fiecărei reuniuni a putut fi respectat sau adaptat fără nicio bătaie de cap, ceea ce a eliminat o povară mentală uriașă. Faptul că nu a trebuit să își facă griji cu privire la logistică i-a permis directorului general să se concentreze asupra deciziilor sale, iar echipei sale să se concentreze asupra conținutului, mai degrabă decât asupra recipientului. Pe scurt, flexibilitatea sistemului a sporit eficiența colectivă.

În cuvintele asistentului executiv care a orchestrat călătoria:

„Diferența este în detalii. Faptul că am putut ajusta ora de plecare din Milano cu patruzeci de minute cu o zi înainte a însemnat că am putut finaliza negocierile fără grabă. Acest nivel de flexibilitate face o diferență reală în eficiența managerului

Tabel comparativ: aviația de afaceri vs. zborurile comerciale

Criterii	Zboruri comerciale (Paris Stuttgart Milano Paris)	Aviația de afaceri cu AEROAFFAIRES	Impactul asupra executivului
Durata totală a călătoriei pe parcursul a 3 zile	aprox. 21 de ore de transport (transferuri, îmbarcare, conexiuni)	aprox. 7 h 30 de transport cumulat	2 zile lucrătoare economisite
Orar	Fix, în funcție de zborurile programate	Adaptat la programul real al managerului	Mai multă flexibilitate și liniște
Confidențialitate	Scăzută, zone publice	Ridicată, terminale private dedicate	Protecția documentelor și a conversațiilor
Conexiuni intra-europene	Uneori cu escale sau conexiuni	Direct	Menținerea concentrării între reuniuni
Pregătirea reuniunilor în timpul deplasării	Mediu dificil, neadecvat	Cabină liniștită, conexiune în timpul zborului	Muncă continuă fără pauze
Coordonarea la sol	A se organiza separat în fiecare oraș	Șoferi și transferuri gestionate de AEROAFFAIRES	Eliminarea fricțiunilor logistice
Impactul fizic și volumul de muncă psihică	Oboseală crescută, variabilitatea pericolelor	Călătorii mai ușoare, sosiri odihnite	Îmbunătățirea calității schimburilor

Concluzii

În acest context, aviația de afaceri nu este doar un capriciu confortabil, ci un adevărat instrument de optimizare a timpului de lucru și a procesului decizional. După cum a arătat acest studiu de caz, pentru un manager confruntat cu o agendă internațională critică, închirierea unui avion privat a transformat o constrângere într-un avantaj competitiv. Cele trei obiective strategice au fost atinse fără compromisuri, în timp ce călătoriile comerciale standard ar fi forțat probabil alegeri sau ar fi cauzat întârzieri dăunătoare.

AEROAFFAIREScu o experiență de peste 30 de ani în sectorul aviației private, compania asistă în mod regulat directori executivi, asistenți executivi, manageri de proiect, grupuri industriale și actori instituționali în ceea ce privește nevoile lor strategice de călătorie. De la crearea sa în 1991, acest broker a organizat peste 45.000 de zboruri personalizate, transportând peste 120.000 de pasageri de afaceri în întreaga lume. Fiecare misiune este unică și face obiectul unei pregătiri minuțioase: totul este conceput pentru a reduce fricțiunile și a păstra ceea ce contează cu adevărat pentru client – timpul, disponibilitatea, pregătirea și siguranța acestuia.

Pe scurt, utilizarea aviației de afaceri într-o astfel de situație nu înseamnă să alegi calea cea mai ușoară: înseamnă să investești îneficiență. Executivul din studiul nostru de caz a putut petrece trei zile intense la o capacitate constantă de 100%, iar compania sa culege deja roadele în termeni de proiecte finalizate și decizii luate mai rapid. Acest scenariu se repetă în prezent în multe organizații care înțeleg că timpul economisit pe deplasări este timp reinvestit în crearea de valoare.

Pentru a organiza o misiune similară: contactați consilierii noștri 24/7:

• ✉️ [email protected]
• 🇫🇷 +33 (0)1 44 09 91 82
• 🇨🇭 +41 22 355 06 24
• 🇺🇸 +1 845 373 3456
• 🇬🇧 +44 84 4986 0547